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生产管理必须要开好的3个会议!

发布时间:2018-06-22 14:49:33     关键词 : 生产管理必须要开好的3个会议!

 

不论是机关单位还是企业,开会是必不可少的工作环节。但大家都厌恶冗长、低效的会议。缺乏管理的会议浪费时间、精力与金钱,又毫无生产力,但这种会议是可以避免的。结合朗欧企管驻厂咨询的实践,我认为在工厂的生产管理中必须要开好三个会议:部门/车间班前会、生产协调会和管理周例会。

生产管理必须要开好的3个会议!

1.部门/车间班前会

利用部门/车间班前会,可以说明新产品、新方法、新工艺,提高员工的技术水平,传播品质观念,宣传公司各项政策,真正做到始于教育、始于培养;

利用部门/车间班前会,可以实施追踪与管理,对品质异常进行检讨、分析与矫正,对过去工作加以回顾,总结经验、改正过失;

利用部门/车间班前会,可以安排每天的生产任务,说明市场反应,传达上级指令;

利用部门/车间班前会,可以培养员工好的习惯及行为观念,通过对工作素养、工作伦理及工作习惯的宣导,促使员工不断改进,从而提升整个公司员工的素质;

利用部门/车间班前会,可以培养主持会议的管理者的管理能力、演说能力,提升管理者的形象、风范与气质。

部门/车间班前会是企业管理者必须运用好的一个工具。很多企业也开早会,但是我在走访中发现,很多早会流于形式,存在纪律差、团队士气不佳、内容不具体等问题,没有得到应有的效果。甚至有些管理者认为不如不召开,节省出的时间还可以多做一些工作。

部门/车间班前会是朗欧的老师进驻企业后要抓好的基础工作之一。开好部门/车间班前会需要做好以下几点:

所有都给我好吗

(1)会议频率

部门/车间班前会,每班前都要召开(一班制早上上班前开,多班制逢班前召开)。基层保持每天召开。主管选择重点班组、车间、部门参加,保证每周至少到每个单位参加一次。经理保证每两周至少到每个单位参加一次。

(2)会议时间

部门/车间班前会的时间最好控制在10~15分钟。

(3)会议纪律

部门/车间是企业中的最小单位,也是企业组织的基本单位。会议纪律必须要严格,不能迟到、嬉闹、交头接耳,队伍队形要整顿好,可以参考军训的要求站军姿,体现出企业的精气神。

(4)会议主要内容

首先,总结昨日工作,通报昨日工作纪律、业务/生产情况、发货情况、客户投诉等问题,对前一天表现优异的员工提出表扬,树立优秀员工的榜样,鼓舞士气;其次,传达昨日相关会议的决议与精神,对相关制度、流程进行培训及考核、问答;再次,安排当日工作任务,具体到个人或最小单位,强调当日工作的目标和注意事项;最后,对昨日表现不佳的个人或不良现象提出批评和指导。

(5)与会人员要求

主持班前会的管理者要声音洪亮、态度亲切。班前会气氛要轻松,要懂得鼓励下属。班前会时作业员可以反映问题、积极参与。必要时可以有上司指导、协助及列席。

(6)会议准备

会前准备是保证会议有效的核心。很多企业召开班前会完全依靠管理人员的临场发挥,但基层管理人员大都不是管理专业科班出身,也不具备很深的演讲功底,因而就需要充分做好会前准备,准备好讲话内容等。

朗欧的老师去企业推行班前会管理制度的时候有一个核心的表单,就是班前会台账,要求管理人员前一天下班前按照要求将台账填写好,第二天班前会就有本可依了。

班前会看似是一个小动作,但如果能够真正发挥出功能,将会给企业团队带来无限的好处。各企业一定要重视部门/车间班前会,让迫切地希望被了解、被尊重、被培养的一线员工能够在团队中快速成长,在部门/车间班前会上找到一个属于自己的舞台。

2.生产协调会

生产协调会又叫生产调度会。在异常频发的中小企业,每天需要下达生产计划,通报生产异常,协调各类问题,因而必须召开生产协调会。每天有效召开生产协调会,是企业生产正常化的保障。

开好生产协调会,有助于将各部门的目光充分集中到生产任务上来,确保各部门每天的工作围绕着具体的生产任务展开;开好生产协调会,有助于统一声音,将具体的问题在会议上暴露出来,有利于各部门之间的协调沟通;开好生产协调会,有助于打造一支高效、务实的团队。

开好生产协调会,需要注意以下几点:

所有都给我好吗

(1)会议频率

生产协调会应保证每天召开一次。只要工厂在开展生产,就必须要召开生产协调会。生产管理需要高频率的工作,需要每天不断地下达任务、协调异常、跟进进度。很多管理者觉得生产没有问题就没必要召开生产协调会,或者认为生产协调会作用不大,因而不愿意召开,这是错误的。

(2)会议时间

会议时间一般控制在30分钟以内。企业刚开始实行生产协调会制度的时候,会议时间可以稍长,但常规召开以后,会议时间必须控制在30分钟以内。要想控制好时间,就必须得有明确的会议议程,并且严格按照会议议程进行。

(3)会议纪律

稽查部人员需要参与,与会人员严格按照会议议程控制发言时间和发言内容,并遵守会议管理制度。严明的会议纪律是打造一个好团队最好的武器,也是最简单而最有效的改造员工习性的方式。

(4)会议主要内容

第一项,通报前一日的生产协调会会议决议完成情况;

第二项,组织各部门对生产计划、物料计划的准确性与合理性进行评审;

第三项,各车间负责人汇报前一日的生产异常及日计划达成情况,并提出需要其他部门协助的事项;

第四项,采购部汇报物料进度及跟进情况;

第五项,品质部汇报前一日来料、制程、成品的品质状况;

第六项,技术部通报车间工艺操作及生产技术工作进展情况;

第七项,PMC部对前一日各车间生产计划达成情况进行考核通报。

各企业视行业、要求不同,可以根据实际情况对会议议程进行增减。

(5)与会人员要求

生产协调会由PMC部主持,各生产相关部门参与,生产部总负责人必须到场,老板视企业实际情况选择性参与。

(6)会议准备

各部门在生产协调会召开之前,一定要明确开会时需要汇报的内容,且要用数据说话,要有理有据,并根据实际情况填写各部门的生产协调会汇报表,以保证生产协调会的高效召开。

(7)会议决议

必须要形成有效的会议决议。生产协调会要安排专人进行会议记录,会议结束时由会议记录人通报确认会议决议并在结束以后将会议记录分发给各与会人员,便于稽查部跟进。

3.管理周例会

管理周例会,也可以被称为“管理变革周例会”,是在朗欧企管提供咨询期间,整个管理变革中最核心的会议,也是朗欧的老师离开企业以后,企业方必须要坚持召开的会议。周例会是企业每周不可缺少的重点工作。然而,如何高效、实用、真实地召开会议,是很多企业面临的难点。

召开管理周例会,可以提供一个各部门展示和比拼工作业绩的平台,让重大事情呈现于阳光之下;可以让管理团队养成用数据说话的习惯;可以树立公司制度流程的权威;可以让老板、高管了解到具体的事情和问题。

召开管理周例会,有助于培养一支企业的核心团队。在会上,各管理人员对上周(上一阶段)本部门的工作进行小结,并对下周(下一阶段)工作进行预先计划,可以提高管理人员的总结和计划能力,长此以往形成良好的工作习惯。

召开管理周例会需要注意以下几项内容:

所有都给我好吗

(1)会议频率

必须保证每周一次。管理周例会是各部门总结上周工作,制定下周的工作计划和周目标的主要战场。

(2)会议时间

会议时间一般控制在两个小时以内,根据企业规模的不同可以进行适当调整。因为周例会时间比较长,且各部门人员都要到齐并集中注意力,建议企业每周选一天晚上组织召开。

(3)会议纪律

需要稽查部人员参与,各与会人员严格按照会议议程控制发言时间和发言内容,并遵守会议管理制度。稽查人员需要依据议程,严格控制每个人的发言时间,改变之前开会“言而不决”的习惯。

(4)会议主要内容

第一项,由稽查部通报上周各部门周任务书执行情况;制作稽查战报,通报上周各项会议决议、制度、流程执行情况;通报上周发现的各部门的问题及工作亮点;通报上周各部门的执行率排名并进行现场正负激励;通报各项目专项稽查执行情况;

第二项,各部门上周的专项改善情况汇报;

第三项,各部门负责人以数据的形式汇报上周工作目标任务的完成情况,陈述下周的工作计划,提出需要支持及改善的相关情况等;

第四项,下达下周的管理变革任务书。

(5)与会人员要求

由总经理主持,各部门负责人参与。周例会非特殊紧急情况,各部门负责人和总经理必须参加。根据企业规模不同,可组织主管级以上人员参与或中基层管理者旁听。

(6)会议准备

各部门负责人做好述职幻灯片或述职表单,幻灯片或表单必须包括以下内容:

①上周工作计划完成情况;

②上周本部门关键数据指标计划完成情况;如未完成,如实分析未完成原因并提出改善措施;

③下周工作计划及下周本部门关键数据指标计划;

④重点改善项目完成情况;

⑤上周任务书完成情况。

(7)会议决议

管理周例会必须要形成有效的会议决议。要安排专人进行会议记录,会议结束时由会议记录人通报会议决议并在会议结束以后,将会议记录分发给各与会人员,便于稽查跟进。

(8)管理变革周例会召开的要点

①各部门关键数据指标要由横向部门来进行统计,不得由本部门进行统计,如下表:

②制定周数据提报录入流程卡,规范数据收集录入流程,确保周例会上数据的真实性。

③周例会,企业老板或总经理必须亲自参与,要让高层了解每周具体的重点工作;

④各部门制定下周的工作计划和未达成目标的改善措施时,要避免“加强、注意、重点跟进”等概念性话语,必须有“谁”“什么时间”“做什么具体动作”这三个要素,否则不能算做一个合格的计划或改善措施;

⑤高层必须在会议开始之前提前阅读各个部门的工作汇报,以便在会议过程中进行有针对性的点评,而不是临场发挥;

⑥召开管理周例会时,既要有表扬,也要有批评,一个召开得好的周例会要懂得树立榜样、抓出典型;

⑦老板/总经理要在每个管理人员汇报完成后一对一地进行有针对性的点评,而不是等所有人汇报完成后一起点评;

⑧对问题进行原因分析时只能分析自己的原因,特别是在前期。这项规定虽然有点苛刻,但确实能够快速改正从别人身上找原因的习惯;

⑨会前要准备好会议上正负激励所需的红旗、黄旗、资金等物资。

结语

会场,为工厂各部门有效沟通提供了一个很好的场地,当企业会议不能有效召开时,就会出现议而不决、决而不行、行而无果的现象,就是在浪费时间。如果每个会议都能有效召开,会议就会成为精细化管理的一个很好的工具。

会议制度推行前期可能会觉得会议多、时间长,但当流程管理等各方面完善以后,会议时间会大大缩短,就能够更高效地指导工作。当然在生产管理中,还有每天工序之间的对单会;成立稽查部之后,还会有每天的稽查会、每周的稽查周例会。这些会议都是提升管理水平、打造高效团队的有效工具,希望企业能开好并且利用好每次会议。

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