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品质部、生产部、PMC部……岗位职能职责说明书如何制定?

发布时间:2018-05-24 11:12:01     关键词 : 品质部、生产部、PMC部……岗位职能职责说明书如何制定?

 

导读:岗位职能职责说明书又称为职务说明书,是人力资源管理中最基础的文件,是工作分析的最终结果,是通过工作分析过程,用规范的文件形式对企业内各类岗位的工作性质、任务、责任、权限、工作内容和方法、工作条件、岗位名称、职种职级以及该岗位任职人员的资格条件、考核项目等做出统一的规定。

品质部、生产部、PMC部……岗位职能职责说明书如何制定?

所以,企业的管理者都希望通过“岗位职能职责说明书”的制定,解决企业“权、责、利”不清的问题。

然而,我在走访调研企业的过程中发现,很多企业都有制定“岗位职能职责说明书”,但演变成了一种摆设,甚至成为部门、岗位间相互推卸责任的依据:岗位之间、部门之间相互推诿、扯皮、冲突的现象时有发生;有的岗位职责过重,而有的岗位却非常清闲,职责的界定依然存在不合理之处。

问题出在哪里?我发现企业在制定“岗位职能职责说明书”的时候存在一些共性的问题:泛、大、全。

品质部、生产部、PMC部……岗位职能职责说明书如何制定?

1、泛:范围泛

例如,有些企业的“PMC经理”该岗位职能职责说明书里面,包括了生产部、品质部、技术部的很多工作内容,虽然这些工作内容都与PMC部相关联,但,我们一定要分清楚岗位职能职责说明书和整个的职位说明以及他的工作范围的说明,还是有一定差别的。

2、大:内容大

“内容大”是指,很多企业在制定“岗位职能职责说明书”时,希望把某个岗位的职能职责关联到企业中的方方面面,试图通过一个岗位职能职责的设定就解决企业管理中所有的问题。在工厂里面,特别是PMC部和生产部,基本上这两个部门的工作能够跟工厂任何一件事情产生联系。这样的岗位职能职责不能聚焦真正的核心问题,做成“摆设”成为必然。

3、全:职责很全

例如,上面举的例子,PMC部的职能职责其核心就是理清PC、MC(计划链、物控链)的职能职责;生产部其核心的岗位职能则是执行生产计划、保证效率、品质,降低成本。

但是很多企业里面,在制定岗位职能职责说明书的时候,做出来的像一个“庞然大物”,表面上看起来好像所有的问题都有人解决,一旦被执行的时候就会发现,所有的问题都没有人去解决,因为根据已设定的“职能职责说明书”都可以让别人去解决,所有人的岗位职能职责说明书里面,也许都包含了这些内容。

怎么制定一份比较好的“岗位职能职责说明书”呢?也是三个字:精、细、准。

品质部、生产部、PMC部……岗位职能职责说明书如何制定?

1、精:用具体的工作内容来聚焦岗位的关键工作

例如,PMC经理的岗位职能职责说明书,应该围绕着计划、物控。如果仓储部属于PMC部管控的话,还得围绕着仓储部。总之,一个岗位的职能职责要围绕着它的主要业务去设置,这就是精。

2、细:用具体的动作性的描述来代替范围上的、概念性的描述

什么是范围上、概念性的描述?例如,某企业PMC经理的岗位职能职责:有效组织各方资源保证生产顺利进行;调配、跟进生产进度;合理安排生产计划,达成客户交期。这些都是描述性的语言。

从字面意义上来看,这些描述都没有错,但是,从执行的角度来看,我们不禁要问“什么是有效组织?什么是加强?什么又是合理安排?”

细分的职能职责说明书,怎么制定呢?

要规定:谁?什么时间?做什么具体的动作?例如:PMC经理,早上9点钟组织召开生产协调会;每天下午5点钟之前要给生产车间各工序、各班组下达次日的日冷冻滚动日计划;这些就是很具体、细化的动作了。

3、准:要用关键数据锁定该岗位的关键目标

不要泛泛地去谈,好像描述了一大堆,但,最后这个岗位它所需要呈现的问题、业绩,用什么数据来体现呢?所以,“岗位职能职责说明书”里面必须要有的一项内容设置是:岗位目标。

这个“岗位目标”,是要用具体数据的达成情况来衡量、体现的。如果没有这个关键数据,就没有办法去量化这个岗位的工作结果。

结语

制定岗位职能职责说明书之前首先要做好科学细致的工作分析,只有工作分析做到位了,你的岗位说明书才比较科学合理。因此制定岗位职能职责说明书的过程实质就是一次完整的工作分析的过程,而且在制定的过程要遵循“精、细、准”的指导思想,这样才能够很好地指导每个岗位员工的工作,也才能够有效落实。

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