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如何开好周例会?

发布时间:2018-07-12 10:39:12    关键词 : 如何开好周例会?

 

如何开好周例会?

 

导读:在企业里面召开周例会,有三个常见的场景:流水账式,主持人宣布会议开始,每个人按照既定的顺序,把自己想说的话说一下,大家说完了,会议到此结束;另外一种是一言堂式,主持人宣布会议开始,请李总讲话…… 李总说了上周的工作内容,讲了工作中的问题,对大家提出了工作要求,讲完了,好,希望大家能够认真执行,散会;还有一种是聊天式,没有固定的会议模式,想说什么就说什么,时间到了就结束。

要知道周例会可以准确地反映出一个企业的管理状况,每个企业都应该重视起来,正确、高效地召开。从而让企业实现有效管理,促进公司上下的沟通与合作,提升公司各部门执行工作目标的效率,追踪各部门工作进度,集思广益,提出改进性及开展性的工作方案,协调各部门的工作方法、工作进度、人员及设备的调配。

究竟如何开好周例会呢?且看下面的实战案例。

一、周例会前期准备

 

如何开好周例会?

 

1、寻找合适主持人,并制定会议议程

一般在朗欧企管精细化管理咨询项目组进驻到企业20天-25天后,就会开始着手推行周例会;

首先是寻找合适的主持人,最好是由人事主管来进行主持,这里面有两个好处:

a、后面生日会等一系列活动会议都需要人事去主持,可以先作为培养对象;

b、周例会报告的整理及初步审核,也可以放到人事部;

其次是要制定会议议程,整个会议议程要注意以下几个关键点:

培训主持人(保持会议流畅)、做好氛围(誓词、唱歌、问好等)、做好培训(可以让老板参与变革、给管理人员做思想培训减少对立面)、把控好时间;

 

如何开好周例会?

 

会议议程

 

如何开好周例会?

 

宣誓

 

如何开好周例会?

 

誓词

 

如何开好周例会?

 

每周一读

2、开周例会会前会进行模板讲解

参照如下

 

如何开好周例会?

如何开好周例会?

如何开好周例会?

如何开好周例会?

如何开好周例会?

如何开好周例会?

如何开好周例会?

如何开好周例会?

如何开好周例会?

如何开好周例会?

如何开好周例会?

周例会汇报模板

3、会签周例会相应流程文件、周任务书、周例会作业流程卡

注意点:每周一星的选举,参照如下周例会评比方案;

 

如何开好周例会?

 

周例会评比方案

4、周例会PPT报告制作前要做好准备工作

注意点:在朗欧企管服务的项目上,前期由老师每天分时间段去检查和辅导关键数据的统计,检查本周计划工作的完成情况,跟进关键数据的不足,合理指导下周的工作计划;后期可以将关键节点纳入到周例会作业流程卡里面去,由稽查进行稽查督促完成(通过这个动作可以帮助主管节省很多呆在办公室里做报告的时间)

二、周例会常规动作

1、制作周任务书

前期一定要好好利用周任务书这个管理工具,将有些大的动作或者推不动的动作,提前与老板沟通好,以周任务书的形式落实下去,起到借势的作用;

如何开好周例会?

周任务书

2、周例会会前沟通(同老板及要批评的对象沟通)

周例会是朗欧企管帮助企业进行管理变革的过程中,最重要的一个会议。在开周例会前,一定要与老板沟通好会议过程中,要批评的对象和表扬的对象,做到步调一致;

3、老板及副总级人员要学会点评周例会重点

在开周例会前期,老板、总经理、副总要学会点评的技巧;

会议中点评应该注意的技巧

董事长、总经理、副总:

一、 任何通过研讨的制度和标准,坚决不能当众按自己的想法随性答复或者另定新标准;(因为你随意的一个决策,下面的人便会马上投入人力、物力、财力)如果(董事长、总经理、副总)真的自我觉得有需要决策的事情,方法可从两个方面进行:

1、 很急的事情:我们应该学会做好裁判,不要急于把自己的想法说出来,我们引导相关人员往你的方向进行思考讨论后,再决定是要独裁,还是跟随大众意见;(这里不反对独裁,在一些特定的事情上,独裁未必不是一件好事,但是需要通过大家充分讨论,可让老板们缓缓,理理思绪再行决策,减少失误)

2、 不急的事情:再有想法,如果跟本次会议内容无关的,可以会后讨论,可以让会议更具有针对性,精简会议时间避免跑题;如果跟本次会议有关的,短时间内无法讨论出来结果的,会后相关人员留下来讨论,不影响其他人工作;在讨论多方面均衡后再行决策;

二、 点评时能问的尽量少说,别给方法,做好裁判;

三、 任何会议点评分两点:

1、 针对事情进行点评:要么不讲,要讲就必须以会议决议的形式进行跟进,无法形成会议决议的事情,会后以专题会的形式讨论出方案,必须较真,有结果(“结果”不一定是解决方法,暴露问题,让责任落实到部门或者个人,进行曝光也是一种结果)杜绝“温馨提示”和“建议”等圆滑的官方语言,因为这样只会让自己越来越“无所为”,越来越不较真;

2、 理念部分的点评:可以随性也可以感性,可以随意发挥,但是坚决不能传播负能量影响团队和侧面表达反对其他部门的决策,真有不合理的可以单独找相关部门进行完善;

四、 针对事情的协调,要对口,要合理安排,是谁的就给谁,责任明确,奖罚分明;如需要别的部门协助帮忙的,拿具体事情出来协调比较好,因为这样能让责任部门知道这是别人帮你的,而不是别人应该做的,同时也能让帮忙部门知道,我只是暂时帮忙,而不是这个事情就是我要负责的;切记不能凭感觉划分责任,因为这样会让下属们觉得你不专业、不公平,以后管理层就很难让员工信服了;

五、 在点评时,我们要有表扬的对象(1到2个)做榜样成为大家赶超的目标,也是对优秀管理者的认同,这样能激励他们继续保持,不断创新;  还要有批评的对象(1到2个),作为典型,这样可以震慑其他不上进的管理层,让他们知道高层不是糊涂的,高层不好蒙骗的,高层是重视的;更能锻炼他们有危机的意识;

六、 针对周例会报告的点评:

如何点评稽查战报:首先我们得搞清楚什么是稽查部,稽查是落实制度和协助管理者做好管理的关键部门,是老板和高层的眼睛、耳朵,所以在公共场合及会议上,要确保稽查的权威性,稽查就像一把“利刃”,用好了、较真了就是我们工厂最核心的部门。如果用不好、被同化了就变成工厂里最多余的一个部门了;所以针对稽查报告的点评,从稽查战报统计的数据入手,针对不达标的叫相关负责人承诺下周改善多少!从亮点中挑选值得表扬的对象,从暗点中让相关责任人承诺下周如何改善。切记别去质疑稽查战报内容的真伪和不足,如果真觉得稽查战报有问题,理应会前沟通好,会前要求稽查进行完善,可单独找稽查部门进行批评;

如何点评其他部门的报告:从关键数据指标入手,数据好了,要清楚为什么是好的,数据不达标,必须要相关部门责任人站起来承诺下周改善多少,没达到怎么办,让责任人自己说!其次针对瓶颈问题点评(可答复的立马做会议决议进行跟进,不能马上答复的,以会议决议的形式下到本周什么时间进行专题会议研讨,直到有结果)。

在关注上周工作计划的完成情况进行点评,完成的情况有无谎报或者未完成的原因,这周什么时候完成等;下周的工作计划,看看是否有把重要的事情纳入进来;

备注:

1、在整个点评过程中,没有弄清楚的事情,可以问,但是不要否定,不要质疑;不是当做典型来批评的对象;表现一般的,我们要多用鼓励的语言进行点评。

2、老板在同管理层单独谈话的会议上要注意两点:

1.学会做一个管理高手,就像武侠小说里面的绝世高手一样,一般不出手,一出手就肯定是命中要害;所以在管理上老板不要轻易找管理层谈话,待主管、经理、副总处理后还解决不了,再出手也不迟(处理过程可以关注跟进,可以通过高层处理的方式知道高层的工作状态),这时出手就可以根据主管,经理、副总汇总上来的问题进行处理了,在谈话时,一定要直击问题,正中要害,不要做管理上的奶爸/奶妈,杜绝拐弯抹角地去描述你的处理方式,杜绝理想的温馨提示;做到要么不出手,要出手肯定是命中要害,要让管理层畏惧同老板谈话,因为这不是谈心,是处理管理层的不配合、业绩不达标等管理问题;至于安抚的动作,老板可以会后找他谈心;

2.老板一定要做到勤表扬,多表扬,小成绩可以用语言表扬以示肯定,大成绩可以用奖金激励等多种方式表示肯定,因为他们努力的动力是需要老板的肯定来供养的,只有这样团队才能持续平稳地提升。

4、做好PPT报告的问题点梳理

前期学会了点评的技巧,再做好周例会点评问题点的梳理,就更能提升个人的管理能力;

5、发放每周一星及最后一名(黄旗)的要点

注意点:如果就单单发个红旗是起不到作用的,还需要做一个每周一星的亮点PPT。在颁发最后一名黄旗的时候,对于不执行惩罚的,一定要老板带头发动,保证顺利执行,还要说一些批评和鼓励的话,才能起到典型的作用;

 

如何开好周例会?

 

每周一星

 

如何开好周例会?

 

颁发黄旗

 

如何开好周例会?

 

老板带头做俯卧撑

6、宣读周任务书

一定要老板亲自宣读周任务书,并强调是老板自己要求的,没有做到需要什么程序进行延期,没有做到又没有延期的如何惩罚,从而起到良好的效果;

7、点评技巧

前期,如果老板、总经理点评能力欠缺,又控局不太理想,可先选择所有报告汇报完后,统一点评,抓典型的进行点评,主要还是以事情为切入点,下会议决议为主;中后期待周例会成熟后,可选择强化周例会,一个报告一个报告地点评,这样容易掌控局面。

8、会议决议的下达及会议纪律的稽查

针对报告中的变革动作未落实的情况一定要下会议决议,不能“拖泥带水”,要有较真精神;

会议纪律,在开周例会前,一定要培训好稽查员,让其熟知会议制度,在周例会过程中,稽查员可以移动着稽查会议纪律,包括稽查接电话出去的时间等。

召开管理周例会,可以提供一个各部门展示和比拼工作业绩的平台,让重大事情呈现于阳光之下;可以让管理团队养成用数据说话的习惯;可以树立公司制度流程的权威;可以让老板、高管了解到具体的事情和问题。
 
召开管理周例会,有助于培养一支企业的核心团队。在会上,各管理人员对上周(上一阶段)本部门的工作进行小结,并对下周(下一阶段)工作进行预先计划,可以提高管理人员的总结和计划能力,长此以往形成良好的工作习惯。开周例会,你学会了吗?

 

如何开好周例会?



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