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“等距离管理系统”生管单元

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MX项目如何让三E卡与现代化管理软件相结合提升工作效率

发布时间:2014-12-18 17:10:05    

MX项目如何让三E卡与现代化管理软件相结合提升工作效率

 

一、企业简介

MX公司是一家工业包装纸生产企业,年产值约5亿。拥有员工560多人,主要生产各种规格尺码的牛皮卡纸、挂面纸、瓦楞原纸等,产品销往全国各地及东南亚等国家和地区。

二、实施背景

1、每天上班,大家都在忙,但到底在忙什么?忙的结果是怎样?没人知道

2、对每天周而复始的工作,很麻木、很茫然,为上班而上班,没有工作成就感和荣誉感

3、领导对下属的工作情况掌握不及时,下属也没有汇报,管理人员不能及时掌握现场的信息

4、不仅仅只是以“天”为单位做管理,要细化到以“小时”为单位做管理,从而提升管理人员的管理水平

三、运作思路及具体动作

(一)三E卡的宣导

变革前的习惯和问题:

1、企业方人员不知道什么是三E卡;

2、不知道推行三E卡对自己工作有何帮助,只会被动认为会增加工作量,反正我一天又没玩,何必搞这些“花样”;

变革后新的做法:

针对问题

具体动作

不清楚什么是三E卡以及推行三E卡的好处

组织人员分批进行三E卡的培训:如何推行三E卡,主要是让大家知道什么是三E卡;为什么要推行三E卡;三E卡怎么推行;三E卡对我们工作有何好处?

(二)人员及内容的确立

变革前的习惯和问题:

1、虽然大概知道三E卡的概念,但具体怎么去操作,不是很清楚;

2、每日的工作都是忙忙碌碌,但部份管理人员工作了一天,到晚上回想起来,也总结不出自己做了些什么?找不到任何成就感,只是机械的工作。

变革后的做法:

针对问题

具体动作

1、不知道是否要写三E卡

针对公司所有岗位工序进行梳理,明确需要填写三E卡的人员名单

2、每天都很忙,但不知道每天在忙些什么,机械的工作

要求需要填写三E卡的人员每天以工作日志的形式将每天的工作内容进行记录

(三)三E卡的形成

变革前的习惯和问题:

工作日志天天在写,但只是记流水账,每天的工作重点,包括三E卡的核心:定人定点定时,并没有在日志中体现出来,从工作日志中可以发现部份管理人员,每天的工作完全没头绪,想到那做到那;

变革后新的做法:

针对问题

具体动作

日志每天就是流水账,没有突出三E卡定人定点定时的重点

1、将工作日志按部门划分到每个稽查员,要求稽查员对所负责的日志进行优化:主要是找出有规律性的内容和时间点加以明确;                                                    2、由稽查员按部门组织相关人员对优化的工作日志进行探讨,再由朗欧项目组老师进行指导;                                             3、对三E卡的模板进行升级,除了固化的内容外,增加每周固定事项、每日异常反馈、上级安排事项、每日业绩体现。

(四)三E卡的推行

变革前的习惯和问题:

1、三E卡的模板已制定,但在具体运作过程中,经常出现三E卡不按时上交、不填写、乱填写的现象;

2、三E卡内容填写只是做做样子,应付检查,实际工作中并没有按三E卡的内容去执行;

变革后新的做法:

针对问题

具体动作

1、不按规定时间上交三E卡

三E卡需在9:00前发送到部门(车间)经理处,经理在9:30分前对所属人员的三E卡内容进行审核。不合格必须要求重写或修改,修改后在10:00前由部门(车间)指定的人员将经理审核后的三E卡统一发送至所负责稽查员处(电子版及纸质版均可)。

2、提报到稽查部的三E卡内容很随意

由稽查部人员对提交的三E卡进行评定,每天都选出填写好的和差的人员,并在公司内部腾讯通上进行曝光。

3、部门对三E卡的执行不重视

在每周的管理变革例会上对三E卡的执行情况进行通报,让公司所有管理人员都知晓本部门三E卡执行的状况。

4、三E卡填写归填写,实际工作不执行

稽查员对所负责部门三E卡填写内容的真实性进行抽查,每天进行核实,将检查的结果在当日稽查日志中体现,并在第二天上午11:30分前对前一天所检查人员三E卡填写是否属实进行记录。

5、存在的问题,没有相应的制度进行制约

制定《三E卡推行动作控制卡》,使三E卡推行过程中出现的各种问题能有对应的制约

(五)导入现代化的管理软件,与三E卡进行模拟对接

变革前的习惯和问题:

各种制度、流程、控制卡、数据的准确定性全需要稽查人员去维护,并对抽查的符合情况进行统计并通过稽查战报等方式公开,稽查人员劳动强度大,而且需要耗用大量的纸张,增加办公及人力成本,故公司决定推行ORT软件;

变革后新的做法:

针对问题

具体动作

减少稽查劳动强度

导入ORT软件(执行力管理平台)                                            核心思想:目标、汇报、追踪

公司人员不清楚什么是ORT

对ORT软件功能初步的讲解:培训

ORT上线人员技能培训及测试

对ORT上线人员进行操作培训;对上线人员进行技能过关测试。

提高学习兴趣

附:激励方案;挑战规则;挑战现场

根据ORT软件的功能进行每日工作汇报及次日工作计划

ORT只要求写工作总结,并没像三E卡那样严格要求,定人定时定事。

软件无《三E卡》模板

修正软件,并要求ORT编程人员重新优化并制定三E卡的模板,要求工作汇报按三E卡的方式在系统中进行汇报。

(六)软件的再次修订,与三E卡相融合

变革前的习惯和问题:

软件勉强可以用,但各部门问题(抱怨)一大堆,公司内部人员根本不能处理,完全依赖于软件编写售后团队;部份人员以此为理由不写或只直接交空白;

变革后的做法:

针对问题

具体动作

由于只制作了空白模板,内容仍需要手工操作上去,部分人员以此作借口不填写,或乱填。

由各稽查员按原三E卡的模式对所有人员的日志进行稽查、提醒,不处罚钱,但需在周例会上通报,取得最后一名的人员喝可乐330ML2瓶。

由于是试行三E卡在系统中实现,走的双轨制,提交三E卡的人员也觉得重复,故有些人员只是填写了空白表单就提交

收集各部门在提交三E卡中出现的问题

根据软件的休整及优化,勉强能实现,但存在很多问题需要再次优化。

提高学习兴趣

附:激励方案;挑战规则;挑战现场

根据ORT软件的功能进行每日工作汇报及次日工作计划

ORT只要求写工作总结,并没像三E卡那样严格要求,定人定时定事。

软件无《三E卡》模板

修正软件,并要求ORT编程人员重新优化并制定三E卡的模板,要求工作汇报按三E卡的方式在系统中进行汇报。

提交时间的确定

取消纸质的三E卡,正式合二为一;统一提交时间为9:00前。

问题点进行处理

对三E卡在ORT使用中存在的问题,由ORT对接小组成员与软件编写商进行对接,并由软件编写商对软件再次进行优化(6月28日回访)

(七)每周进行总结、全厂公布

变革前的习惯和问题:

未成立组织,ORT项目组完成工作后,系统会无法持续,对优化的三E卡/日志全靠稽查员统计的改由系统自动统计减少错漏;

变革后新的做法:

针对问题

具体动作

项目实施完毕无维护

制作ORT基金方案并成立ORT运作基金会,并由朗欧项目组人员直接担任会长;

每周无总结

每周三13:45由运作基金会对运作过程中出现的问题进行总结及维护处理;

每日进行公布

对每日未按时提交的三E卡(日志)的人员进行公布。

每月进行统计

每月进行一次月统计;查询每日未按时提交的明细。

总结: 

通过各上线人员的积极配合,随着《三E卡》在各管理人员身上的实施,上线人员也认为的确可以帮助大家能养成按“章法”去工作的习性,而不是盲目的工作,天天做“救火员”。更随着管理软件与《三E卡》的初步融合,也减轻了稽查人员的负担,并通过系统对《三E卡》、《事项》的更新进度自动追踪,并对未完成事项进行全厂公开,更让公司高层每天了解所有上线员工的工作内容及工作成绩,也让上线人员感受到 “紧迫感”及找到“成就感”;

四、人员习性的变化

一车间赵主管:

没有推行“三E卡”前,每天都在忙,但到底在忙什么,做了什么事,每天的业绩体现在哪里,不是很清楚,自己也很茫然,总感觉好像在混日子一样。朗欧项目组老师刚开始推行三E卡时,觉得没什么用,认为是在额外增加工作量,因为每天的工作很忙,还要写三E卡,内心不是很认可。后来经过一段时间日志的填写和梳理,慢慢思路开始明晰,经过几次优化后,现在已经很清楚自己每天的工作重点,每天上班该做什么事,什么时间做,都一清二楚。还有每天的数据体现,让我认识到自己每天的工作是值得的,公司的发展也有我的一份贡献。感谢朗欧项目组老师,使我的工作破了“无明”。

五、数据变化

广州市朗欧企业管理咨询有限公司(简称朗欧企管)是一家专注于中小企业精细化管理的本土咨询机构,成立于2012年,提供驻厂式管理咨询、企业内训、管理软件实施服务,致力为工厂量身打造最适合中国本土企业管理提升的管理系统——等距离管理系统。2015年,成为首家入驻腾讯课堂、网易云课堂的制造型企业管理咨询公司。
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